Comment ajouter une personne en tant qu’administrateur dans les outils Google ?

TL;DR

• Ne partagez jamais vos identifiants de connexion avec une agence ou un collègue. Accordez plutôt l’accès à leur propre adresse e-mail.
• Chaque outil Google dispose de son propre menu de droits d’accès : Analytics, Search Console, Google Ads, votre profil d’entreprise et Cloud Platform fonctionnent chacun différemment.
• Attribuez toujours le rôle le plus bas qui permet d’effectuer le travail. Pour une agence externe, le rôle « Editor in Analytics » suffit généralement : gestion de tous les paramètres, sans possibilité d’ajouter des utilisateurs.
• Restez toujours propriétaire de vos données. C’est la différence entre donner accès à quelqu’un et lui remettre la clé de vos données d’entreprise.
• La personne que vous ajoutez doit disposer d’un compte Google. Il peut s’agir d’une adresse e-mail professionnelle ; une adresse Gmail n’est pas nécessaire.
• Pour supprimer un contact, utilisez le même menu. Passez en revue vos autorisations plusieurs fois par an et supprimez les anciens collaborateurs et les anciennes agences.
• Vous trouverez ci-dessous le parcours exact à suivre pour chaque outil, ce qui vous permettra de tout régler en un quart d’heure.

C’est une situation courante. Vous souhaitez externaliser votre marketing en ligne , ou un nouveau collaborateur doit travailler avec vos données. Vous devez alors donner accès à vos outils Google à quelqu’un. Google dispose de nombreuses plateformes différentes, et chacune possède son propre menu de droits d’accès. Cela rend les choses inutilement compliquées.

Ce que nous constatons souvent : des clients qui transmettent leurs propres identifiants de connexion. Ne le faites pas. Vous donnez alors accès non seulement à cet outil précis, mais à l’ensemble de votre compte Google, y compris votre messagerie. Et vous ne pouvez pas révoquer cet accès de manière ciblée sans modifier votre mot de passe. Il est plus sûr et plus simple d’accorder un accès spécifique à chaque outil à l’adresse e-mail de la personne concernée. Vous gardez ainsi le contrôle.

Nous passons en revue ci-dessous les cinq outils dont vous avez le plus souvent besoin en tant qu’entrepreneur.

Comment ajouter un utilisateur dans Google Analytics?

Connectez-vous et rendez-vous dans « Gestion » (la roue dentée en bas à gauche). Sélectionnez « Gestion des accès pour le compte » si vous souhaitez donner à quelqu’un un accès à l’ensemble du système, ou « Gestion des accès pour la propriété » pour un site internet spécifique. Cliquez sur le signe « + » bleu, sélectionnez « Ajouter des utilisateurs », saisissez l’adresse e-mail et sélectionnez le rôle.

Analytics distingue six rôles, et cette distinction est plus importante que la plupart des gens ne le pensent :

• Administrateur. Contrôle total, y compris l’ajout et la suppression d’utilisateurs. Gardez ce rôle pour vous.
• Éditeur. Gère tous les paramètres au niveau de la propriété, mais ne peut pas ajouter d’utilisateurs. C’est généralement le rôle qui convient à une agence externe.
• Spécialiste du marketing. Peut créer et modifier des segments d’audience, des événements et des événements clés, et importer des conversions vers Google Ads.
• Analyste. Capable de mener des études exploratoires et d’en partager les résultats.
• Mode « spectateur ». Permet de consulter les paramètres et les données, ainsi que d’explorer le système, mais sans rien modifier.
• Aucun. Aucun rôle à jouer dans ce domaine.

Ne choisissez donc pas systématiquement « Administrateur » simplement parce que cela semble le plus simple. Une agence qui configure votre suivi a besoin d’un « Éditeur » ; un collègue qui se contente de consulter les rapports a besoin d’un « Lecteur ». Cochez la case pour envoyer un e-mail à l’utilisateur, puis cliquez sur « Ajouter ».

L’analyse de données est au cœur des données de votre site internet. Lors de la création de site internet pour un client, nous intégrons toujours directement cet outil et configurons les événements les plus importants.

Comment ajouter un utilisateur dans Google Search Console?

Accédez à « Paramètres » dans le menu de gauche et sélectionnez « Utilisateurs et droits ». Cliquez sur « Ajouter un utilisateur », saisissez l’adresse e-mail et choisissez entre « Complet » et « Limité ». Si vous souhaitez désigner quelqu’un comme propriétaire, cela ne se fait pas via ce menu : vous ajoutez un propriétaire vérifié via « Déléguer la propriété ».

Compétences requises pour les postes :

• Propriétaire. Contrôle total, y compris la gestion des utilisateurs et la suppression de la propriété.
• Utilisateur complet. Il a accès à toutes les données et peut effectuer la plupart des actions, comme faire indexer une URL ou soumettre un plan du site. Pour un prestataire SEO externe, cela est généralement suffisant.
• Utilisateur à accès limité. Peut consulter la plupart des données mais ne peut effectuer aucune action.

Search Console est indispensable pour votre référencement. Vous y voyez sur quels mots-clés vous apparaissez, la fréquence des clics et si Google rencontre des problèmes pour indexer vos pages. Cela fait partie intégrante de notre travail de référencement naturel, et vous trouverez une explication complète de cet outil dans notre article de blog consacré à Google Search Console.

Comment ajouter un utilisateur dans Google Ads ?

Dans votre compte Google Ads, rendez-vous dans « Outils et paramètres », puis cliquez sur « Accès et sécurité » sous « Paramètres ». Vous verrez alors tous les utilisateurs actuels. Cliquez sur le bouton « + » bleu, saisissez l’adresse e-mail de la personne ou de l’agence et choisissez le niveau d’accès.

Les niveaux parmi lesquels vous pouvez choisir :

• Administrateur. Accès complet, y compris aux utilisateurs et à la facturation.
• Standard. Permet de créer et de modifier des campagnes, de modifier les budgets et de consulter les rapports. C’est le niveau dont une agence a besoin pour faire son travail.
• Lecture seule. Possibilité de tout consulter, mais rien ne peut être modifié.
• Uniquement par e-mail. Reçoit des rapports, n’a pas accès au compte.
• Facturation. Accès uniquement aux factures et aux paramètres de paiement.

Un point est particulièrement important ici : assurez-vous que le compte soit à votre nom et reste associé à votre adresse e-mail. Ne laissez jamais une agence créer le compte à son propre nom, car en cas de changement de prestataire, votre historique publicitaire et vos données de conversion ne vous appartiendront plus automatiquement. C’est une erreur courante qui ne se révèle problématique qu’au moment où vous souhaitez changer de prestataire.

Pour en savoir plus sur la plateforme elle-même, consultez notre blog consacré à Google Ads, et découvrez notre travail dans la rubrique « Nos projets ».

Comment ajouter un administrateur à votre profil d’entreprise Google ?

Effectuez une recherche sur Google avec le nom de votre entreprise tout en étant connecté au compte qui gère le profil. Dans le panneau de gestion, cliquez sur les trois points et sélectionnez « Paramètres du profil d’entreprise ». Accédez à « Personnes et accès » puis cliquez sur « Ajouter » pour saisir une adresse e-mail.

Vous pouvez choisir entre deux postes :

• Propriétaire. Contrôle total. Peut gérer d’autres utilisateurs et supprimer le profil.
• Administrateur. Peut mettre à jour le profil : ajouter des photos, modifier les horaires d’ouverture, répondre aux avis clients et publier des messages. Ne peut pas supprimer le profil ni gérer les propriétaires.

Pour les parties externes, « Beheerder » est le choix idéal. Ainsi, une agence peut faire tout ce qui est nécessaire sans que votre profil ne risque de disparaître.

Votre profil d’entreprise est la base de votre visibilité locale : il détermine en grande partie si vous apparaissez dans le bloc de carte. Google cite trois facteurs à cet égard : la pertinence, la distance et la notoriété. Un profil complet et à jour a un impact direct sur les deux premiers. Pour en savoir plus, consultez notre blog sur le référencement local.

Comment accorder un accès à Google Cloud Platform ?

Accédez à la console Google Cloud et sélectionnez le projet approprié dans la barre supérieure. Dans le menu de gauche, accédez à « IAM et gestion », puis cliquez sur « IAM ». En haut de la page, cliquez sur « Accorder l’accès », saisissez le compte Google et attribuez un rôle.

GCP fonctionne différemment des autres outils : il existe des centaines de rôles très spécifiques au lieu d’une poignée. Cela demande un peu de recherche, mais c’est aussi le but recherché. Le principe s’appelle le « principe du moindre privilège » : ne donnez à quelqu’un accès qu’à la partie sur laquelle il travaille. Un développeur qui gère uniquement des serveurs n’a pas besoin d’accéder à votre facturation ou à vos compartiments de stockage.

Prenez vraiment le temps de vous y consacrer. Un rôle trop large dans GCP a des conséquences plus importantes que dans les autres outils, car vous travaillez ici avec l’infrastructure et non avec des rapports.

Quelle est la différence entre un propriétaire et un gestionnaire ?

La différence réside dans le contrôle du compte lui-même. Un propriétaire peut supprimer le compte ou le profil et peut ajouter ou supprimer d’autres utilisateurs, y compris d’autres propriétaires. Un administrateur peut effectuer les tâches (modifier les paramètres, créer des campagnes, répondre aux avis clients), mais ne peut pas supprimer le compte et, en général, ne peut pas gérer les utilisateurs.

Règle pratique : le rôle de propriétaire reste votre prérogative ou celle de votre partenaire commercial. Toute personne travaillant pour vous se voit attribuer un rôle d’administrateur ou d’éditeur. Ainsi, personne ne peut, par accident ou intentionnellement, supprimer quelque chose auquel vous n’avez plus accès.

Cela peut sembler strict, mais ce n’est pas de la méfiance. Il s’agit simplement d’une séparation claire des rôles, qui permet d’éviter la situation la plus désagréable qui soit : un compte auquel vous ne pouvez plus accéder parce que son unique propriétaire ne travaille plus dans votre entreprise ou n’est plus joignable.

Voici comment maintenir votre gestion des accès en ordre

L'attribution des droits est une tâche ponctuelle. Mais presque tout le monde oublie de faire le tri dans les droits. Prévoyez donc un rendez-vous récurrent dans votre agenda, par exemple deux fois par an, et passez alors en revue ces cinq points :

• Qui y a accès aujourd’hui ? Ouvrez l’aperçu des droits pour chaque outil et consultez la liste. Vous y trouverez souvent des noms auxquels vous ne vous attendiez plus.
• Y a-t-il d’anciens collaborateurs ou d’anciennes agences dans la liste ? Supprimez-les. Ils n’en seront pas informés, vous n’avez donc pas besoin d’en discuter.
• Ces rôles sont-ils toujours adaptés ? Une personne que vous aviez nommée administrateur il y a trois ans pour une mission ponctuelle n’a peut-être plus besoin de l’être aujourd’hui.
• Êtes-vous toujours propriétaire de tout ? De votre compte Analytics, de votre compte Ads, de votre propriété Search Console, de votre profil d’entreprise et de votre nom de domaine.
• La vérification en deux étapes est-elle activée sur votre compte ? C’est la mesure de sécurité la plus simple qui soit et cela ne vous prendra que deux minutes.

Vous souhaitez que nous nous chargions de votre suivi et de la mise en place de vos publicités ? Dans ce cas, nous ne vous demanderons que les droits dont nous avons besoin, et vous restez propriétaire de vos contenus. Contactez-nous et nous vous expliquerons précisément ce dont nous avons besoin et pourquoi. Tout est clair dès le départ, comme toujours.