Parties prenantes

Les parties prenantes sont toutes les personnes, groupes ou organisations qui ont un intérêt direct ou indirect dans votre entreprise, votre projet ou votre décision. Elles peuvent influencer ou sont influencées par le résultat. Pensez aux clients, aux employés, aux fournisseurs, aux investisseurs, mais aussi aux autorités locales ou aux associations sectorielles. Pour un entrepreneur de PME, il est essentiel de reconnaître les parties prenantes afin de créer un soutien et d'atténuer les risques.

Comment identifier et hiérarchiser les parties prenantes

Commencez par dresser l'inventaire de toutes les personnes qui influenceront ou seront affectées par votre projet. Dans le cas d'une refonte de site web, il peut s'agir de votre équipe de marketing, d'un concepteur de site web externe, de clients existants et éventuellement d'un franchiseur. Faites ensuite la distinction entre le pouvoir et l'intérêt. Un investisseur a beaucoup de pouvoir et d'intérêt, alors qu'un visiteur occasionnel n'en a guère. Dans la pratique, nous constatons que les entrepreneurs de PME sous-estiment souvent leur équipe interne en tant que partie prenante, alors que le soutien au sein de l'entreprise est crucial pour une mise en œuvre réussie. Une matrice des parties prenantes permet de visualiser ces parties et d'aligner votre stratégie de communication sur elles.

Pourquoi la gestion des parties prenantes est importante aujourd'hui

Le concept de « partie prenante » est apparu dans les années 1960 en réaction à l’accent mis sur les actionnaires dans la gestion d’entreprise. Depuis lors, il est devenu une norme en matière de gestion de projet et d’élaboration de stratégies. Dans les PME néerlandaises, la gestion des parties prenantes a pris de l’importance en raison des attentes croissantes en matière de transparence, d’une réglementation plus stricte telle que le RGPD et de l’influence de la réputation en ligne . Un fournisseur ou un collaborateur mécontent peut avoir un impact direct sur la perception de votre marque via les réseaux sociaux. De plus, les subventions et les certifications exigent de plus en plus souvent la preuve d’une consultation des parties prenantes.

Ce que la gestion des parties prenantes apporte aux PME

En impliquant activement les parties prenantes, vous évitez les surprises à mi-parcours d'un projet. Une boutique en ligne qui introduit un nouveau système de paiement sans consulter son fournisseur et son comptable court le risque d'une incompatibilité technique ou d'une ambiguïté fiscale. Chez Monkey Vision , nous constatons que les clients qui procèdent à une analyse préalable des parties prenantes parviennent plus rapidement à une stratégie de marque et à une charte graphique soutenues. Vous obtenez des informations précieuses, vous renforcez l'engagement et vous réduisez les résistances. Cela se traduit par des délais plus courts, moins de retouches et un taux de réussite plus élevé de votre projet. La gestion des parties prenantes n'est pas un exercice bureaucratique, mais un outil pratique permettant de maîtriser des changements complexes.

La gestion des parties prenantes n'est pas une théorie de gestion abstraite, mais une approche pratique que vous appliquez à différentes phases de vos activités. Vous trouverez ci-dessous quatre situations concrètes dans lesquelles vous impliquez activement les parties prenantes et ce qui en résulte.

Démarrage du projet et définition de la portée

Au début d'un nouveau projet, tel que la refonte d'un site internet ou la mise en œuvre d'un système ERP, il convient d'impliquer les parties prenantes afin de clarifier les attentes. Une entreprise manufacturière de 25 employés qui construit un nouveau portail de commande identifie d'abord les besoins des ventes, de la logistique et des finances. Vous éviterez ainsi de construire un système parfait sur le plan technique, mais incompatible sur le plan opérationnel. Au cours de cette phase, des entretiens, des ateliers ou une matrice des parties prenantes sont organisés. Il en résulte un périmètre de projet étayé et une planification réaliste. Dans le cas des PME clientes, nous constatons souvent que le fait d'impliquer le directeur financier à un stade précoce permet d'éviter les dépassements de budget.

Communication et gestion du changement

Lors d’un processus de changement tel qu’un rebranding ou une fusion, vous adaptez votre communication aux différents groupes de parties prenantes. Une chaîne de distribution comptant des franchisés communique différemment avec eux qu’avec son propre personnel. Les franchisés veulent connaître l’impact sur leurs investissements et leur marketing local, tandis que les collaborateurs s’interrogent sur l’avenir de leur poste. En élaborant un plan de communication par groupe de parties prenantes, précisant le calendrier, le canal et le message, vous évitez les rumeurs et la résistance. Une bonne stratégie de référencement naturel (SEO) tient également compte des parties prenantes telles que Google, les utilisateurs et les créateurs de contenu au sein de votre organisation.

Gestion des risques et conformité

Les parties prenantes vous aident à identifier les risques que vous négligez vous-même. Une boutique en ligne qui se lance dans l'expédition internationale fait appel à un partenaire logistique et à un expert fiscal pour comprendre les obligations en matière de douane et de TVA. Un établissement de soins de santé qui lance un nouveau site internet vérifie avec le responsable de la protection de la vie privée si la communication avec les patients est protégée par AVG. En consultant très tôt les parties prenantes disposant d'une expertise spécifique, vous évitez les amendes, les atteintes à la réputation ou les retards dans les projets. Dans la pratique, les parties prenantes externes, telles que les associations industrielles ou les organismes de certification, fournissent souvent des listes de contrôle précieuses qui échappent aux équipes internes.

Quand la gestion des parties prenantes est-elle le bon choix et quand ne l'est-elle pas ?

La gestion des parties prenantes est utile dans les projets impliquant de nombreuses parties prenantes, un long délai de mise en œuvre ou un impact important. Pensez à une migration ERP, au positionnement d'une marque ou à une fusion. Elle est moins pertinente pour les décisions opérationnelles de routine telles que la commande de fournitures de bureau ou un petit changement de texte sur votre site internet. Règle générale : si une décision concerne plus de trois parties ou a un budget supérieur à 10 000 euros, procédez à une analyse des parties prenantes. Ne consultez pas pour le plaisir de consulter, mais pour prendre de meilleures décisions. Une entreprise unipersonnelle qui commande une nouvelle création de site internet a des parties prenantes moins complexes qu'une entreprise familiale avec trois générations autour de la table.