Déclaration de confidentialité

Une déclaration de confidentialité est un document juridique dans lequel vous expliquez quelles données à caractère personnel vous collectez via votre site internet, votre boutique en ligne ou d’autres canaux, à quelles fins vous utilisez ces données, pendant combien de temps vous les conservez et quels sont les droits des visiteurs. En vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD), vous êtes tenu de publier une déclaration de confidentialité dès que vous traitez des données telles que des noms, des adresses e-mail, des adresses IP ou des informations de paiement. Cette déclaration doit être accessible à tous, par exemple via un lien figurant dans le pied de page de votre site internet.

Quels éléments doivent figurer dans une déclaration de confidentialité ?

Une déclaration de confidentialité complète comprend au minimum les éléments suivants : les données à caractère personnel que vous collectez (par exemple via des formulaires de contact, des inscriptions à la newsletter ou des commandes), la base juridique du traitement (consentement, nécessité contractuelle ou intérêt légitime), la durée de conservation par catégorie de données, si vous partagez des données avec des tiers tels que des hébergeurs ou des prestataires de services de paiement, et quels sont les droits des visiteurs (accès, rectification, suppression). Vous devez également expliquer comment les visiteurs peuvent vous contacter au sujet de leur vie privée. L’Autorité néerlandaise de protection des données fournit des conseils pour la rédaction d’une déclaration conforme au RGPD.

Pourquoi la déclaration de confidentialité est-elle obligatoire depuis 2018 ?

Depuis le 25 mai 2018, le RGPD s’applique dans toute l’Europe. Cette législation a été mise en place en réponse à la quantité croissante de données à caractère personnel collectées par les entreprises et aux risques croissants en matière de vie privée. Avant le RGPD, il existait des lois nationales sur la protection de la vie privée, mais celles-ci variaient considérablement d’un pays à l’autre. Le RGPD harmonise les règles et donne aux citoyens davantage de contrôle sur leurs données. Une déclaration de confidentialité claire est le point de départ de cette transparence. Sans déclaration, vous risquez un avertissement ou une amende de la part de l’autorité de contrôle, mais surtout : vous perdez la confiance des clients qui veulent savoir ce qu’il advient de leurs données.

Ce qu’apporte une déclaration de confidentialité aux PME

Une déclaration de confidentialité bien rédigée évite les problèmes juridiques et renforce la confiance des visiteurs. Dans la pratique, nous constatons, dans le cadre de projets liés à la conception web et à l’expérience utilisateur, que les visiteurs sont plus enclins à remplir un formulaire ou à finaliser un achat lorsqu’ils voient que vous prenez la confidentialité au sérieux. La déclaration vous aide également en interne : elle vous oblige à réfléchir aux données dont vous avez réellement besoin, à la durée de leur conservation et aux personnes avec lesquelles vous les partagez. Cela vous incite à supprimer toute collecte de données superflue, ce qui rend vos systèmes plus simples et plus sûrs. Pour les boutiques en ligne, une déclaration claire est en outre indispensable pour les prestataires de paiement et les places de marché qui exigent la conformité.

Une déclaration de confidentialité est bien plus qu’une simple obligation légale. Ce document joue un rôle actif dans divers processus au sein de votre entreprise, de l’acquisition de clients à la gestion interne des données. Vous découvrirez ci-dessous à quoi sert concrètement une déclaration de confidentialité et comment aborder au mieux ces différentes applications.

Formulaires de contact et génération de prospects sur votre site internet

Dès que vous mettez en ligne un formulaire de contact, une demande de devis ou un formulaire de téléchargement sur votre site, vous collectez des données à caractère personnel. Votre politique de confidentialité explique ce que vous faites de ce nom, de cette adresse e-mail et, le cas échéant, de ce numéro de téléphone : les enregistrer dans votre CRM, les traiter pour établir un devis, les ajouter à une newsletter. De nombreuses PME oublient de mentionner qu’elles partagent des données avec un fournisseur de CRM tel qu’ActiveCampaign ou HubSpot. Dans votre déclaration, vous devez désigner ces entités comme sous-traitants et préciser qu’elles ont conclu un accord de sous-traitance avec vous. Placez un lien vers votre déclaration de confidentialité juste en dessous du formulaire, afin que les visiteurs sachent à quoi s’attendre avant de le remplir. Cela augmente le taux de conversion, car vous faites preuve de transparence.

Boutiques en ligne et traitement des paiements

Une boutique en ligne collecte des coordonnées, des informations de paiement et l’historique des commandes. Votre déclaration de confidentialité doit expliquer que vous utilisez ces données pour le traitement des commandes, la facturation et le service client. De plus, vous partagez souvent des données avec un prestataire de paiement tel que Mollie ou Adyen, un prestataire d’expédition tel que PostNL et éventuellement un système comptable. Mentionnez explicitement toutes ces entités et précisez qu’elles agissent en tant que sous-traitants. Vous devez également indiquer la durée de conservation de vos données de commande : souvent sept ans en raison des obligations fiscales. Pour les boutiques en ligne qui utilisent l’optimisation de la conversion via des outils de suivi tels que Google Analytics ou Meta Pixel, il est essentiel de mentionner également ce partage de données et de demander le consentement via une bannière relative aux cookies.

Bulletins d'information et marketing par courrier électronique

Pour le marketing par e-mail, vous devez obtenir un consentement explicite. Dans votre politique de confidentialité, vous expliquez que les visiteurs peuvent s’inscrire à votre newsletter, quel type de contenu ils recevront, à quelle fréquence vous leur enverrez des e-mails et comment ils peuvent se désabonner. Précisez également quel outil de marketing par e-mail vous utilisez et si vous conservez des données telles que les taux d’ouverture et le comportement de clic. Une erreur courante consiste, pour les entreprises, à ajouter automatiquement les coordonnées issues de demandes de devis à une newsletter sans consentement distinct. Cela n’est pas autorisé. Votre déclaration de confidentialité vous aide à clarifier en interne la distinction entre la communication contractuelle (autorisée sans consentement supplémentaire) et la communication marketing (nécessitant un consentement explicite).

Quand une déclaration de confidentialité est-elle le bon choix et quand ne l’est-elle pas ?

Une déclaration de confidentialité est obligatoire dès lors que vous traitez des données à caractère personnel. Cela s’applique donc à pratiquement tous les sites internet comportant un formulaire, une boutique en ligne ou un outil d’analyse. Seule exception : un site entièrement statique ne comportant aucune forme de collecte de données, ni cookies, ni outils d’analyse, ni formulaires. Dans la pratique, cela arrive rarement. Attention : une déclaration de confidentialité seule ne suffit pas. Vous devez également disposer d’un registre des sous-traitants (document interne) et de contrats de sous-traitance avec toutes les parties externes qui traitent des données pour votre compte. La déclaration de confidentialité est la vitrine publique de votre politique de confidentialité, et non la base juridique complète.