Automatisation robotisée des processus

L’automatisation robotisée des processus (RPA) est un logiciel qui automatise les tâches répétitives et basées sur des règles en imitant les interactions humaines avec les systèmes numériques. Le logiciel fonctionne comme un collaborateur numérique qui effectue des opérations telles que la saisie de données, le déplacement de fichiers, l’envoi d’e-mails ou le traitement de factures. Pour les PME, cela signifie que les processus administratifs sont accélérés, avec moins d’erreurs et sans personnel supplémentaire.

Comment fonctionne l’automatisation robotisée des processus (RPA) dans la pratique ?

Un outil RPA commence par enregistrer les étapes qu’un employé effectue au cours d’un processus. Pensez par exemple à la copie des données client d’un e-mail vers un système CRM, ou à la vérification de la concordance entre les données d’une facture et celles d’une commande. Le logiciel apprend ces étapes et les exécute ensuite de manière autonome selon un scénario prédéfini. Contrairement à l’intelligence artificielle, la RPA ne prend pas de décisions, mais suit à la lettre les règles que vous avez définies. Le logiciel fonctionne avec les interfaces existantes de vos systèmes, ce qui évite souvent d’avoir à créer de nouvelles connexions. Cela rend la mise en œuvre plus rapide que dans le cas d’une automatisation sur mesure.

Pourquoi la RPA a vu le jour et pourquoi elle est pertinente aujourd’hui

L’automatisation robotisée des processus (RPA) a vu le jour dans le secteur financier, où les entreprises devaient traiter de grandes quantités de transactions selon des règles fixes. Cette technologie a été développée pour soulager les employés des tâches monotones et éviter les erreurs dues à la fatigue. La RPA est devenue intéressante pour les PME néerlandaises car les outils sont désormais plus abordables et plus conviviaux. Il n’est plus nécessaire de disposer d’un service informatique pour mettre en place des automatisations simples. Parallèlement, la pression s’accentue sur les entreprises pour qu’elles travaillent plus efficacement sans pour autant embaucher davantage de personnel.

Ce que la RPA apporte aux PME

Grâce à l’automatisation robotisée des processus (RPA), vous pouvez réduire à quelques minutes des processus qui prennent actuellement plusieurs heures par semaine. Une boutique en ligne traitant 200 commandes par jour peut, par exemple, automatiser le traitement des confirmations de commande, des mouvements de stock et des étiquettes d’expédition. Un cabinet d’expertise comptable peut automatiser la lecture et la comptabilisation des factures. Résultat : votre équipe dispose de temps pour les tâches qui nécessitent un jugement humain, comme le contact avec les clients ou les décisions stratégiques. En matière d’automatisation des processus, nous examinons toujours en premier lieu quelles tâches se prêtent réellement à la RPA et dans quels cas les intégrations d’API constituent une meilleure solution. Selon une étude du gouvernement néerlandais, l’automatisation intelligente peut réduire la charge administrative des entreprises de 20 à 30 %.

L’automatisation robotisée des processus (RPA) fonctionne particulièrement bien pour les processus que vous répétez souvent, qui suivent des règles fixes et dans lesquels vous travaillez avec plusieurs systèmes qui ne communiquent pas bien entre eux. Dans la pratique, nous constatons chez nos clients PME que la RPA apporte surtout une valeur ajoutée dans les domaines de l’administration, du service client et de la logistique. Voici quatre applications concrètes qui vous permettront d’obtenir rapidement des résultats.

Gestion de la facturation et comptabilité

Une application courante est le traitement des factures entrantes. Le logiciel RPA extrait les données des factures à partir de fichiers PDF ou d’e-mails, vérifie si les montants correspondent aux commandes et enregistre la facture dans votre logiciel de comptabilité. En cas d’anomalies, le logiciel envoie une notification à un collaborateur. Un grossiste comptant 500 fournisseurs économise ainsi facilement 10 à 15 heures par semaine en saisie manuelle. Vous réduisez les fautes de frappe et évitez que les factures ne dépassent leur date d’échéance. Le logiciel fonctionne 24 h/24 et 7 j/7 ; ainsi, les factures reçues le soir sont déjà traitées le lendemain matin. Cette application s’intègre parfaitement à une stratégie d’automatisation bien pensée, dans laquelle vous optimisez d’abord les processus avant de les automatiser.

Synchronisation des données clients entre les systèmes

De nombreuses PME utilisent un système CRM, un logiciel de comptabilité et éventuellement un outil de gestion de projet ou une boutique en ligne. Le transfert manuel des données clients entre ces systèmes prend du temps et est source d’erreurs. La RPA synchronise automatiquement ces données : si un client modifie son adresse dans le CRM, le logiciel met également à jour les autres systèmes. Ou si un nouveau prospect arrive via le site internet, le logiciel crée immédiatement une fiche client à la fois dans le CRM et dans le système comptable. Un prestataire de services B2B comptant 1 200 clients actifs évite ainsi chaque semaine des dizaines de saisies en double. Le logiciel vérifie également les incohérences, telles que les différentes orthographes d’un même nom d’entreprise. Important : veillez à désigner un seul système comme système maître, sinon vous risquez d’avoir des mises à jour conflictuelles.

Processus de traitement des commandes dans le commerce électronique

Pour les boutiques en ligne, la RPA est précieuse dans le traitement des commandes. À chaque commande, le logiciel vérifie si le stock est suffisant, réserve les produits, génère un bon de livraison et envoie les informations de suivi au client. Si un produit n’est pas en stock, le logiciel passe automatiquement une commande auprès du fournisseur. Une boutique en ligne traitant entre 50 et 100 commandes par jour peut entièrement automatiser ce processus, ce qui permet aux collaborateurs de se concentrer sur les demandes des clients et l’optimisation des produits. Le logiciel fonctionne également en dehors des heures de bureau ; ainsi, les commandes reçues dans la soirée sont déjà traitées dès le lendemain matin. Cela réduit les délais de livraison et améliore l’expérience client. Associez-le à une plateforme de commerce électronique professionnelle pour un résultat optimal.

Quand l’automatisation robotisée des processus (RPA) est-elle le bon choix, et quand ne l’est-elle pas ?

La RPA fonctionne bien lorsque votre processus est stable, comporte peu d’exceptions et évolue peu. Elle est moins adaptée aux processus qui nécessitent beaucoup de jugement humain ou pour lesquels vous modifiez régulièrement les étapes. Un exemple : l’envoi de confirmations de commande est idéal pour la RPA, mais pas l’élaboration de devis sur mesure pour chaque client. De même, si les interfaces des systèmes changent fréquemment, votre script RPA cessera régulièrement de fonctionner. Dans ce cas, une connexion via API est plus stable. Ne choisissez pas la RPA comme solution de secours pour des processus mal conçus. Optimisez d’abord le processus lui-même, puis automatisez-le. Et gardez à l’esprit que la RPA nécessite une maintenance : si un fournisseur modifie le format de sa facture, vous devrez adapter le script.